Política de tratamiento de datos
La empresa Helados Colombia S.A.S. identificada con NIT. 901.232.562-1,
ubicada como sede principal en la Calle 40 # 35-23, Barranquilla,
cuyo sitio web es
https://www.heladoscolombia.com/
y con teléfono 6053225009.
En cumplimiento de lo previsto en la ley 1581 del 2012 “por lo cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, damos a conocer la política de tratamiento de datos personales.
Esta política va dirigida a todas las personas naturales o jurídicas que hacen uso de los servicios ofrecidos por Helados Colombia S.A.S., con miras a que conozcan qué uso se le dan a sus datos, derechos y obligaciones, entre otras consideraciones.
En este sentido, el cliente titular deberá leer el contenido de esta política, de conformidad con lo previsto más adelante.
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales que sean tratados por Helados Colombia S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adicionalmente aplica para el tratamiento de datos personales que sean susceptibles de ser conocidos por Helados Colombia S.A.S. en virtud de las relaciones comerciales con terceros (clientes, proveedores, accionistas, colaboradores).
ARTÍCULO 2. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política, los términos definidos a continuación tendrán el significado que aquí se le atribuye. Los términos que no se definen en esta política tendrán el sentido técnico propio.
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Base de datos: significa el conjunto organizado de datos personales que son objetos de tratamiento.
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Datos personales: significa cualquier información que pueda asociarse o vincularse a un sujeto determinado o por determinar según los términos indicados en las leyes aplicadas.
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Dato privado: significa el dato que por naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su titular.
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Datos públicos: significa entre otros los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
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Datos semiprivados: significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas (datos financieros, crediticio de actividad comercial o política en general).
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Datos sensibles: significa los datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacion.
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Encargado del tratamiento: significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en sociedad con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
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Finalidad del tratamiento: significa el uso que se le da a los datos personales la cual debe ser autorizada por el titular.
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Leyes aplicables: significa la ley 1581 del 2012 y cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.
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Responsable del tratamiento: significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en socios con otros decida sobre la base de datos.
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Servicios: significa los productos o servicios que ofrece Helados Colombia S.A.S..
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Terceros: significa los aliados comerciales, proveedores, contratistas, accionistas, empleados, clientes o cualquier persona debidamente autorizada.
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Titular: significa la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
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Tratamiento: significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
ARTÍCULO 3. CANAL DE ATENCIÓN DEL TITULAR
Los titulares de los datos personales podrán utilizar los siguientes canales de atención:
Página web: https://www.heladoscolombia.com/
Correo electrónico: basededatos@heladoscolombia.com
Todas las solicitudes serán tratadas de conformidad con lo establecido en las normas aplicables sobre derecho de petición.
ARTÍCULO 4. ACTUALIZACIONES
El titular de los datos personales podrá solicitar la actualización o remoción de los mismos de la base de datos en Helados Colombia S.A.S., por medio del canal de atención e indicando en el asunto del mismo las palabras ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL o bien ELIMINACIÓN DE LA TOTALIDAD DE MI INFORMACIÓN PERSONAL. Dicho procedimiento podrá tomar 5 días hábiles.
CAPÍTULO II
PRINCIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, Helados Colombia S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios en la recolección, manejo, uso, tratamiento y almacenamiento de datos personales:
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Principio de legalidad: el tratamiento al que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y las leyes aplicables.
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Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las leyes aplicables. Dichas finalidades deben ser informadas y autorizadas por el titular.
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Principio de libertad: el tratamiento sólo debe ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no deben ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
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Principio de veracidad o calidad: la información sujeta al tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable o comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parcial, incompleto, fraccionado o que induzca a error.
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Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento.
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Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y disposición de las leyes aplicables. El tratamiento sólo deberá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en las leyes aplicables. Los datos personales no deberían estar disponibles en internet o medios de comunicación masiva.
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Principio de seguridad: la información sujeta al tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas o administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
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Principio de confidencialidad: bajo este principio Helados Colombia S.A.S. garantiza a los titulares la confidencialidad sobre la información divulgada directa o indirecta, como responsable o encargado del tratamiento de los datos en relación de los servicios prestados.
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Principio de necesidad y proporcionalidad: los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.
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Principio de temporalidad o caducidad: el período de conservación de los datos personales serán necesarios para alcanzar la finalidad para lo cual fueron recolectados.
CAPÍTULO III
AUTORIZACIÓN Y FINALIDADES DE TRATAMIENTO
ARTÍCULO 5. AUTORIZACIÓN
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
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Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o orden judicial.
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Datos de naturaleza pública.
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Casos de urgencia médica o sanitaria.
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Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
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Datos relacionados con el registro civil de las personas.
ARTÍCULO 6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Las finalidades del tratamiento de datos personales suministrado por el titular son:
Finalidades generales:
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Evaluar, mantener, mejorar, y profundizar las relación contractual, incluyendo el ofrecimiento de nuevos productos y servicios a través del correo electrónico, teléfono fijo, o cualquier otro medio similar.
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Compartir los datos personales con terceros, ubicados dentro o fuera del país para adecuada prestación de los servicios contratados.
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Hacer estudios estadísticos o de comportamiento de los gustos o preferencias de los titulares, respecto de los servicios ofrecidos por Helados Colombia S.A.S. para realizar prospección comercial con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer de los productos o servicios.
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Suministrar información sobre eventos, novedades, promociones, publicidad, programa de fidelización mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, redes sociales o medios similares.
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Medir el nivel de satisfacción respecto de los servicios o productos ofrecidos.
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Compartir los datos personales con terceros para realizar el ofrecimiento de productos o servicios.
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Cualquier otra finalidad lícita.
Las finalidades de tratamiento previstas de los datos de candidatos, empleados, proveedores y accionistas.
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Evaluar candidatos a ser funcionarios de la compañía.
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Los datos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con estos.
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Para los proveedores y accionistas, los datos tienen como finalidad desarrollar las relaciones en cumplimiento de los derechos, obligaciones y deberes establecidos en la normativa vigente.
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Además de los previos en las finalidades generales antes descritas.
CAPÍTULO IV
DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
ARTÍCULO 7. DERECHOS
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Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento, según el procedimiento descrito en el capítulo VI de la presente política.
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Rechazar o negar el tratamiento de sus datos personales.
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Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el titular del dato, así lo manifieste, conforme al procedimiento descrito en el capítulo VI de la presente política.
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Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando no se requiera autorización para el tratamiento de acuerdo con las leyes aplicables.
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Conocer el tratamiento de los datos personales y acceder a los mismos de forma gratuita.
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Presentar ante la superintendencia de industria y comercio las quejas por cumplimiento de la presente política o de las leyes aplicables.
ARTÍCULO 8. DEBERES
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Mantener actualizados los datos personales, a efectos de que Helados Colombia S.A.S. pueda garantizar su adecuado tratamiento.
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Los datos personales suministrados por el titular deberán cumplir con el principio de veracidad y calidad indicadas en el capítulo II.
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No suministrar datos personales de menores de edad conforme a las leyes aplicables.
CAPÍTULO V
DEBERES DE HELADOS COLOMBIA S.A.S EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
ARTÍCULO 9. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
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Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.
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Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
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Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
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Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
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Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
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Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
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Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las leyes aplicables.
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Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
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Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el capítulo VI de la presente política.
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Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
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Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
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Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
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Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
ARTÍCULO 10. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
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Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación.
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Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares de los datos personales en los términos señalados en las leyes aplicables.
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Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en las leyes aplicables.
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Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
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Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
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Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
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Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
CAPÍTULO VI
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
ARTÍCULO 11. CONSULTAS Y RECLAMOS
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que repose en las bases de datos administradas por Helados Colombia S.A.S.
El procedimiento para hacerlo será escribiendo o informando en los canales autorizados para ello.
6.1 RECLAMOS
El titular de los datos considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes por parte de Helados Colombia S.A.S., podrán presentarlo de la siguiente manera:
Se formulará mediante solicitud dirigida a Helados Colombia S.A.S. a través de cualquier medio previsto, acompañado de la siguiente información:
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Número de identificación fiscal.
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Nombre completo.
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Dirección.
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Teléfono/Celular.
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Correo electrónico.